Kaizen: Continuos Improvement

Kaizen? Apakah itu? Pernah dengar? Atau justru sangat sering mendengarnya tapi tidak tahu detail apa pengertiannya? Baik, Kaizen secara harafiah diartikan sebagai perbaikan yang dilakukan secara terus menerus. Kata kuncinya, terus menerus (kontinyu). Artinya kaizen itu tidak boleh berhenti, harus selalu ada perbaikan. Prinsipnya, tidak pernah ada kesempurnaan, pasti selalu ada ruang untuk perbaikan.

Langkah pertama untuk melakukan kaizen adalah mendeteksi masalah. Kalau kita tidak  bisa melihat adanya masalah, kita tidak akan pernah bisa menyelesaikannya. Banyak masalah yang berlarut-larut, karena tidak dianggap masalah. Banyak kondisi di mana orang sudah terbiasa dengan masalah, sehingga tak lagi menganggapnya sebagai masalah. Mereka jadi bebal terhadap kondisi ini. Ini problem utamanya bukan?

Masalah didefinisikan sebagai kesenjangan antara yang sedang terjadi dengan apa yang seharusnya (ideal).  Untuk bisa mendeteksi dan merumuskan masalah, kita harus tahu bagaimana keadaan seharusnya dan sesungguhnya. Bila tidak tahu, kita tidak akan bisa mendeteksi masalah. Banyak masalah tidak selesai karena orang tidak tahu bagaimana keadaan seharusnya tersebut.

Apa itu keadaan seharusnya? Ia bisa berupa keadaan ideal. Contoh: jalan di sebuah kota seharusnya lancar. Bila faktanya jalan tidak lancar, maka di kota itu ada masalah. Masalah ini harus diperbaiki. Bila sudah diperbaiki artinya kaizen berhasil dilakukan. Bila tidak diperbaiki? Maka tidak ada yang namanya kaizen dalam konteks ini.

Jalan tidak lancar alias macet tidak akan diselesaikan bila macet dianggap biasa. Tidak sedikit pemimpin yang menganggap macet itu bukan masalah, karena bagi dia macet adalah konsekuensi sebuah kota besar. Ia tidak tahu bahwa banyak kota besar yang berhasil mengelola lalu lintas, tanpa kemacetan. Tidak sedikit juga yang pura-pura tidak tahu.

Keadaan seharusnya bisa pula berupa target yang kita tetapkan sendiri. Contoh praktisnya adalah rencana bisnis. Perhatikan bahwa rencana bukanlah daftar serangkaian tindakan yang ingin atau akan kita lakukan. Rencana adalah serangkain hasil yang ingin dicapai. Mengeksekusi rencana bukan sekadar melakukan sejumlah tindakan, tapi memastikan tercapainya hasil yang diinginkan melalui sejumlah tindakan. Bila keadaan sekarang, capaian saat ini lebih rendah dari target, maka itu sebuah masalah.

Kaizen tingkat dasar adalah menyelesaikan masalah yang ada di depan mata, seperti yang digambarkan pada contoh menyangkut kemacetan tadi. Bila pencapaian sekarang di bawah target, maka artinya di situ ada masalah yang harus diselesaikan. Harus dilakukan tindakan koreksi. Dalam ilustrasi kemacetan tadi, bila terjadi kemacetan sekarang, artinya ada masalah saat ini.

Kaizen tingkat menengah adalah kaizen terhadap masalah yang belum terjadi sekarang. Sekarang kita berada pada keadaan yang sesuai dengan target. Tapi perhitungan terhadap berbagai faktor yang ada, dan proyeksi ke masa depan menunjukkan bahwa nanti akan muncul masalah. Karena itu diperlukan tindakan kaizen sekarang. Misalnya, sekarang kota tidak macet. Tapi dari proyeksi pertumbuhan kendaraan dan luas jalan diperkirakan akan terjadi kemacetan parah 5 tahun lagi. Maka harus dilakukan langkah-langkah untuk mencegahnya, sekarang. Sesegera mungkin!

Kaizen tingkat tinggi adalah keadaan di mana kita sudah berada dalam kondisi ideal atau sebagaimana mestinya. Bahkan dalam perhitungan diperkirakan kita bisa menuju ke keadaan yang jauh melebihi target di masa depan. Maka kali ini yang diubah adalah target itu. Kalau bisa lebih baik dari sekarang, kenapa tidak dikejar?

Dengan cara berpikir seperti itu, tidak sulit untuk memahami kenapa kaizen itu tidak pernah berhenti. Selalu ada ruang mengembangkan ide untuk perbaikan. Jadi sekali lagi, kunci kesuksesan kaizen adalah berawal dari cara berpikir kita dalam melihat dan mendefinisikan masalah.