Coretan Seorang Pemimpi: INSIGHTS: MENGENAL HORENSO

Picture: Horenso in Graphic

Apa itu Horenso?

Hou-Ren-Sou adalah budaya kerja bangsa Jepang dalam berkomunikasi atau berdiskuasi, meliputi Houkoku (melaporkan), renraku (menginformasikan), dan soudan (konsultasi atau pra-konsultasi).

Karyawan harus selalu melaporkan hasil kerjanya kepada atasan. Kemudian atasan dan bawahan atau antar rekan kerja saling berbagi informasi. Kegiatan konsultasi sangat diperlukan, tidak layak seorang karyawan membuat keputusannya sendiri bahkan seorang yang memiliki kuasa di dalam sebuah organisasi atau perusahaan memerlukan diskusi untuk mengatasi sebuah permasalahan.

Tujuan Horenso

Penerapan budaya kerja Horenso ini memiliki beberapa tujuan, yaitu:

Menciptakan budaya kerja yang nyaman dengan pola hubungan komunikasi yang efektif baik bawahan dengan atasan maupun antar rekan kerja.
Memudahkan komunikasi bisnis agar dapat berjalan lebih efektif
Meningkatkan keterampilan dan kemampuan dalam berkomunikasi sehingga dapat menggunakan bahasa dan pemilihan media yang tepat agar pesan mudah dipahami.

Penjelasan Konsep Houkouku, Renraku, dan Soudan

Horensou（穂連想 ) merupakan budaya berdiskusi dengan cara yang baik dan benar untuk mengatasi suatu permasalahan dalam pekerjaan. Berikut di bawah ini addalah penjelasan lengkap mengenai Houkouku, Renraku, dan Soudan yang merupakan ketiga kombinasi kata dari Horensu tersebut:

1. Houkouku

Konsep Houkouku（報告）artinya melaporkan, yaitu proses pemberian laporan yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan tentang segala sesuatu yang seharusnya dikerjakan. Melalui houkoku seorang atasan dapat memberikan masukan berupa kritik dan saran kepada bawahannya, sehingga si bawahan nantinya dapat menyelesaikan tugas seperti yang diharapkan.

Melalui Houkoku pula seorang atasan dapat menilai proses dan hasil pekerjaan yang telah diberikan. Setiap bawahan yang sedang bertugas menyelesaikan pekerjaannya harus mampu memberikan laporan setiap perkembangan aktivitas kerjanya kepada atasan. Laporan tersebut dibuat dengan data-data yang akurat, padat, dan jelas.

Pada tahap houkoku, ada dua jenis bentuk laporan, yaitu:

Laporan dasar (basic), yaitu jenis pelaporan yang dapat dikerjakan kepada pegawai junior untuk membuat tiga jenis laporan yaitu, laporan hasil (結果報告), laporan interim atau dapat disebut juga middle progress report (中間報告), dan laporan permasalahan (トラブル報告) yang dibuat saat terjadi suatu masalah.
Laporan aplikasi (application), yaitu jenis pelaporan setelah adanya peningkatan selama proses kerja. Terdapat dua jenis laporan aplikasi yaitu, laporan perubahan (変更報告) dan laporan informasi (情報報告).

Ketika menyampaikan laporannya, karyawan harus memperhatikan tiga hal penting berikut ini:

Tujuan pelaporan, yaitu karyawan harus mampu memahami untuk apa laporan tersebut dibuat dan disampaikan. Dengan memahami tujuannya, maka laporan yang dibuat tidak terkesan bertele-tele sehingga tujuan pelaporannya dapat dengan mudah dipahami oleh atasan.
Fakta dan analisa TOP (Time, Organization, Place), yaitu pembuatan laporan mengikuti prinsip ISO 9001, sesuai dengan fakta dan disertai dengan bukti-bukti yang akurat sehingga bisa ditentukan TOP-nya.
Metode Pelaporan, yaitu metode yang akan digunakan dalam pembuatan laporan sehingga hasil laporan yang dibuat terhindar dari potensi salah pengertian yang bisa berdampak pada kesalahan pengambilan keputusan.

Sebuah laporan yang baik apabila penyampaian informasinya dapat memberikan nilai tambah yaitu berdasarkan fakta dan data aktual, sudah dianalisa dan ada kesimpulannya. Hal ini akan memudahkan atasan untuk memberikan masukan yang sangat berharga sehingga tindakan penanggulangannya tepat untuk mengatasi masalah tersebut.

2. Renraku

Konsep Renraku（連絡）artinya menginformasikan, yaitu proses pemberian informasi yang disampaikan antara rekan kerja atau dengan departemen lain, terutama terkait masalah-masalah yang berhubungan dengan pekerjaan kepada pihak terkait.

Yang terpenting dalam konsep Renraku ini adalah masing-masing pihak benar-benar menyampaikan fakta dan informasi yang ada. Pada saat menginformasikan, ada yang disebut dengan komunikasi vertikal (upward communication) antar atasan dan bawahan, dan komunikasi horizontal (horizontal communication ) antar sesama divisi/departemen dalam satu organiasi.

Banyak terjadi dimana pihak bawahan tidak dapat melakukan tugas yang bukan disebabkan oleh ketidak mampuannya dalam menjalankan tanggung jawabnya melainkan terjadi karena sedikitnya informasi yang diterima dari atasan. Kurangnya informasi yang mereka terima dari atasannya ini dapat menyebabkan hasil kerja bawahan menjadi tidak lengkap atau tidak sesuai dengan apa yang diharapkan.

Proses renraku sangat bermanfaat untuk memberikan pengayaan berupa bisa saling berbagi informasi dan mencari informasi dari lintas departemen.

Berikut ini adalah kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam penerapan konsep Renraku:

Karyawan tidak menjelaskan situasi dan kondisi real kepada pimpinannya;
Antar rekan kerja tidak terjalin kerjasama yang baik;
Karyawan tidak segera mengambil tindakan saat ada masalah sehingga membuat masalah semakin besar; dan
Karyawan mengambil kesimpulan pribadi tanpa didukung oleh data dan pengalaman.

Selain dengan rekan kerja, Renraku juga dapat diaplikasian saat bertemu dengan klien, seperti contohnya menyampaikan sesuatu dengan mudah, dan memikirkan kondisi lawan bicara.

3. Soudan

Konsep Soudan（相談）artinya mengkonsultasikan, yaitu proses konsultasi atau diskusi antara atasan dan bawahan. Ada kalanya kondisi di lapangan jauh berbeda dengan kondisi yang diperkirakan. Dalam hal ini bawahan bisanya mengalami kebingungan dalam menghadapi masalah yang tidak dapat dia selesaikan sendiri. Pada saat itulah diperlukan proses Soudan sehingga bawahan akan menerima pendapat, masukan, petunjuk dan saran dari atasan.

Soudan biasanya dilakukan dari bawahan kepada atasan atau dari orang yang tidak mengerti kepada orang yang lebih mengerti. Pola pikir orang Jepang, selalu berusaha untuk meminimalisir masalah dan potensi masalah.

Ketika konsultasi dilakukan, tidak selalu setiap ide yang disampaikan bawahan mendapat tanggapan yang positif dan langsung bisa diimplementasikan. Adakalanya pihak pelaksana (bawahan) diminta untuk memperbaiki ide dasar kemudian melakukan soudan (konsultasi) untuk kedua kalinya.

Pola ini dilakukan oleh para atasan di perusahaan-perusahaan Jepang dan bertujuan untuk menggali kemampuan diri sehingga bawahan lebih berinisiatif dengan ide-ide segar demi perbaikan perusahaan.

Konsep Soudan ini dapat mendorong perkembangan diri pada si karyawan sehingga dapat membuatnya bekerja dengan lebih semangat/ cekatan.

Saat ingin melakukan konsultasi, perhatikan dahulu hal-hal seperti berikut ini:

Tentukan waktu yang tepat untuk berkonsultasi,
Lakukan konsultasi sebelum terbelit masalah,
Bedakan antara konsultasi yang berhubungan dengan pekerjaan dan yang bersifat pribadi,
Persiapkan terlebih dahulu pendapat dari diri sendiri tentang solusi yang ingin ditempuh,
Lengkapi data-data yang berhubungan dengan isi dari apa yang ingin dikonsultasikan,

Adapun langkah-langkah dalam konsultasi :

Analisa masalah (siapkan data-data),
Pikirkan solusi (coba selesaikan sendiri),
Konsultasikan dengan rekan sekerja atau pimpinan.

Dengan melakukan konsultasi, tentunya ada manfaat yang didapatkan. Manfaat-manfaat yang didapat dalam menjalankan konsep Soudan yaitu sebagai berikut: